Was Berichtswesen und Eiskunstlauf gemein haben

In den letzten Jahren wurden eine fast nicht mehr zu überschauende Zahl Erfolg versprechender Managementkonzepte dem Markt präsentiert. Neben schon „klassischen“ Konzepten wie TQM wurden andere Bereiche neu erschlossen (Beispiel Risikomanagement). Dabei nimmt nicht nur die Zahl der Managementsysteme insgesamt, sondern auch die der verschiedenen Systemansätze innerhalb eines Bereiches zu. Für nahezu jeden Themenbereich gibt es mittlerweile entsprechende Managementkonzepte beziehungsweise Normen.

Bittere Erfahrungen

So wertvoll all diese Konzepte auch sind, wird ein grundsätzliches Problem meist ignoriert: Jedes Unternehmen kann auf Dauer nur genau ein Management- und Führungssystem verfolgen. Daher haben viele Unternehmen bittere Erfahrungen bei der Umsetzung der oben genannten Konzepte gemacht.

Dafür gibt es folgende Gründe:

  • Verschiedene fachlich und organisatorisch getrennte Management- oder Regelsysteme (z.B. Personal, Finanzen, Qualität, Produktion) bestehen nebeneinander.
  • Das Führungssystem gibt der Unternehmensleitung keinen einheitlichen und verdichteten Überblick über die Gesamtleistung des Unternehmens.
  • Managementsysteme basieren meist auf abstrakten Normen, Gesetzen, Vereinbarungen und sind nicht wirklich realitätsnah.

Fokus auf System und Technik?

Die Einführung der bestehenden Systeme wurde meist an Zertifikaten ausgerichtet und ihr Nutzen für den Betrieb und seine Mitarbeiter wurde vernachlässigt. Diese Systeme konzentrieren sich zu sehr auf die Dokumentation und vernachlässigen Aspekte wie die Anforderungen des Managements, die Nachprüfbarkeit der Informationen sowie die schlüssige, an einem schnellen Verständnis orientierte, Aufbereitung der Daten.
Gerade diese Aspekte sind jedoch für ein effizientes und effektives Berichtswesen elementar, will das Berichtswesen einen messbaren Beitrag zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen.

Um dieses gravierende Manko zu überwinden, ist es für das Berichtswesen notwendig, auch die Prozesse Analyse, Planung und Datenlogistik zu integrieren und an den Anforderungen der eigentlichen Unternehmenstätigkeiten, den Geschäftsprozessen, auszurichten. Damit geht der Anspruch des Berichtswesen über den monatlichen 50seitigen Bericht hinaus. Das moderne Berichtswesens ist die Kommunikationsplattform des Unternehmens.

Was haben Berichtswesen und Eiskunstlauf gemein?

Wir vergleichen das Berichtswesen gerne mit dem Eiskunstlauf. Die Aufteilung in Pflicht, Kurzprogramm und Kür unterstreicht auf der einen Seite die Anforderungen an die Gestaltung des Berichtswesens auf der anderen Seite aber auch die Selbstverständlichkeit mit der die meist internen Kunden Berichte einfordern, ohne konkret zu definieren“ Was und wofür“ die Informationen benötigt werden.
Die Pflicht: Kostenmanagement
Kosten gelten von jeher als eine der wichtigsten Informationsarten im Unternehmen. Kosten-informationen sind nicht nur operativ und kurzfristig bedeutsam. Mit der Erkenntnis, dass Informationen über Kostenentwicklungen auch strategisch nutzbar gemacht werden können, wurden sie mehr und mehr zum Gegenstand der Unternehmensführung.

Das Kurzprogramm: Prozess-Orientierung

“Prozess-Orientierung” steht für alle diejenigen Dienste, die im Tagesgeschehen immer wieder von den Kunden des Controllings gefordert werden. Oft sind die Anforderungen aber auch die Prozesse nicht umfassend systematisiert. Der Controller muss sich beständig in wechselnden Szenarien positionieren sowie mit schneller Auffassungsgabe und Sachverstand Lösungen für betriebswirtschaftliche Fragen entwickeln. Um im Bild zu bleiben: Nach der kostenrechnerischen Pflicht kommt das Kurzprogramm, in dem auf der Basis von standardisiertem Know-how bereits mehr Flexibilität und Kreativität gefordert wird.
Die Kür: Business Performance Management
Die Kür der Controlling-Dienstleistung ist in einem integriertem Leistungs-Management (Business Performance Management) zu sehen. Es gewährleistet die Anpassungsfähigkeit an zukünftige Entwicklungen und eine ganzheitliche, prozessorientierte Sichtweise auf die für den Fragesteller wesentlichen Informationen. Dabei werden Kennzahlensysteme wichtig, die aufbauend auf Informationen aus der Finanzbuchhaltung und der traditionellen Kostenrechnung, deutlich mehr Steuerungspotenziale bieten. Der Wunsch, näher am Geschehen zu sein und unmittelbar die Ergebniswirkung bei Veränderungen von Prozessen ins Rampenlicht zu bringen, erklärt den Zauber eines integrierten Systems. Die dezentrale Ausrichtung und die unmittelbare Darstellung von steuerungsrelevanten Informationen erhöhen die Aktions- und Reaktionsfähigkeit einer wertschöpfungsorientierten Unternehmenssteuerung.

Auf dem Weg vom T über das  I zum B

Die Überzeugungsarbeit bei der Umsetzung der einzelnen Stufen in reale Berichte nimmt zu, je weiter man sich von Basisanforderungen entfernt. Kosteninformationen sind in diesem Sinne die Basis, während kreative, dezentrale Kennzahlensysteme sozusagen als Sahnehäubchen zu verstehen sind. Dabei kann die IT nur die Grundlagen (im weiteren Sinne nur das T – die Technologie), zur Verfügung stellen: Systeme und Daten. Die entscheidende Frage, welche Informationen wofür benötigt werden, muss meist erst noch gestellt werden. Und erst danach ist eine technische Lösung von Interesse. Damit steht das I im Vordergrund nicht die Technologie. Damit dieses auch gelingt, muss die Information am Business ausgerichtet werden (B = Kerngeschäft)

Welche B-Note geben Sie Ihrem Berichtswesen?

Kommen wir zum Schluss zurück zu unserem Vergleich mit dem Einskunstlauf. Die sportlich spannende Frage der Bewertung in A- und B-Note ist auch im Berichtswesen notwendig.
Die Note für den technischen Teil orientiert sich an harten Fakten. Hier ein dreifacher Axel dort die termingerechte Fertigstellung der Berichte.
Wie im Sport gibt es jedoch neben einer Beurteilung der technischen Ausführung, eine Note für den „inhaltlich/künstlerischen Teil“. Dabei ist weniger die Frage nach einer grafischen oder einer tabellarischen Darstellung von Daten wichtig. Entscheidend ist, das das Berichtswesen die Informationen und Aussagen liefert, die das Management für seine Entscheidungen benötigt.
Automatisierte Statistiken und Tabellen, die heute häufig als Managementberichtswesen bezeichnet werden, können diesen Ansprüchen nicht gerecht werden.